Hoofdmenu

Nieuwsbrieven

Agenda

Geen evenementen

Agenda archief

Geen evenementen

Algemene vergadering verantwoording uitvoering opdrachten 4 juni 2008


Door het interim bestuur Bewonersvereniging Nellestein.

Het interim bestuur dat op 4 juni 2008  in de Algemene vergadering werd geformeerd en voor vijf maanden werd gekozen, kreeg de volgende opdrachten mee. 

  1. De voortgang van de vereniging zeker te stellen
     
  2. Een werkplan te maken
     
  3. Alle voorbereidingen nemen voor en het uitvoeren van het werven en voorstellen van een nieuw bestuur
     
  4. Het sluitend maken van de financiën, m.n. wat betreft de begroting voor 2008
     
  5. Het organiseren van een volgende ledenvergadering begin oktober a.s. 
Per opdracht volgt hieronder de verantwoording, waarna nog een slotbeschouwing van het interim bestuur. De opdrachten 1. en 2. zijn samen beschreven omdat vanuit het werkplan zaken zijn opgepakt die voor de voortgang van de Vereniging van belang waren.
 
De voortgang van de vereniging zeker stellen, en 2. een Werkplan.
 
Ten behoeve van de basale voortgang van de Vereniging heeft het interim bestuur een aantal maatregelen genomen.
 
Alle wijzigingen zijn daadwerkelijk geactualiseerd en gecommuniceerd: inschrijving KvK, wijziging machtiging Bankrekening, wijziging adresgegevens, bereikbaarheid, communicatie.  De overdracht van stukken van het oude bestuur naar het interim bestuur is meteen geregeld, zoals de boekhouding, het archief en digitale stukken. Over de wijzigingen is naar de leden en de wijk bericht via een eerste Nieuwsbrief. Naar buiten toe zijn de adres- en contact wijzigingen per brief gemeld aan alle buitencontacten, de formele instanties, de politiek.
 
De commissies zijn gewoon hun werk blijven doen, zij hoorden de situatie uit de eerste hand.
 
Al snel is begonnen met het opzetten van een Werkplan, aan de hand van de aanbevelingen van de bemiddelingscommissie. Daarbij werd binnen het interim bestuur al snel geconcludeerd dat tal van zaken in dit werkplan voor een goede voortgang van de Vereniging al voor oktober moesten worden opgepakt.
 
Het Werkplan zal worden overgedragen aan het nieuwe bestuur. Alle punten staan er in; de punten die al door het interim bestuur zijn opgepakt zijn beschreven met het resultaat.
 
De volgende zaken zijn door het interim bestuur in de afgelopen maanden al opgepakt. 
 
De ledenwerving
De penningmeester heeft alle leden van de voorgangers van de Bewonersvereniging Nellestein die zich nog niet aangemeld hadden een acceptgiro gestuurd met een begeleidende brief, en heeft dit in september nog eens herhaald. In de Nieuwsbrieven zijn steeds oproepen geplaatst om lid te worden. Dit heeft er in geresulteerd dat er inmiddels meer dan 500 leden zijn, er zijn sinds de laatste Algemene Ledenvergadering 150 leden bijgekomen.
 
De financiën
De financiële verdeling en - transparantie vereisten duidelijke regels. Bij de Commissie Huurdersbelangen is sprake van eigen geldstromen in de vorm van subsidies, opgebouwd kapitaal en kosten voor procedures en juridische bijstand. Om dit binnen de gehele vereniging helder te maken en te houden was vastlegging van regels van dringend belang, evenals aanpassing van het boekhoudsysteem, wat geregeld is. Het interim bestuur heeft inmiddels besloten daarvoor het digitale boekhoudsysteem Daviclub aan te schaffen.
 
Tevens zijn voor het Huishoudelijk Reglement een aantal regels vastgelegd over transparantie, verantwoording en begroting vanuit de commissies en vanuit het bestuur.
 
In september ontdekte het interim bestuur op de website van het Stadsdeel Zuidoost dat het door het Platform aangevraagde subsidie voor 2008 is afgewezen. De afwijzingsgronden kloppen niet met de werkelijkheid van de vereniging, het interim bestuur heeft dan ook bezwaar gemaakt.
 
Begroting 2008 (en 2009)
In het kader van de opdracht is de begroting van 2008 bijgesteld en een begroting voor 2009 gemaakt. Deze begrotingen zijn de leden voor de Algemene Vergadering van 13 oktober ter hand gesteld.
 
Communicatie naar leden en de wijk, en binnen de vereniging
Het blijvend laten horen en zien wat er in de Vereniging gebeurt was een belangrijke drijfveer om hierover snel afspraken te maken en zaken te regelen.
 
Het interim bestuur heeft gevonden dat deze berichtgeving losgekoppeld moest worden van Nellestein online, om wederzijdse onafhankelijkheid te kunnen betrachten en waarborgen. Dit is met de eigenaren van Nellestein online besproken, als bericht op Nellestein online geplaatst, en in de eerste Nieuwsbrief van de Vereniging verschenen.
 
De vereniging moet uitsluitend verenigingsnieuws publiceren, is de mening van het interim bestuur.
 
Het interim bestuur heeft ervoor gekozen om de berichtgeving op papier via Nieuwsbrieven te doen plaatsvinden, snel en op elk moment in te zetten voor actueel nieuws. Inmiddels zijn er sinds juni jl. vier Nieuwsbrieven verschenen, waardoor de leden en de hele wijk op de hoogte konden blijven van het reilen en zeilen van de Vereniging.
 
Daarnaast heeft zij de eerste stappen gezet voor een eigen Website, die nu dankzij een aantal enthousiaste en welwillende leden al in constructie is en nu al geraadpleegd kan worden. Daarin wordt zeer actueel bericht, en wordt tevens een archief ondergebracht waarin besluiten, overleggen, reglementen, de statuten, etc. kunnen worden geraadpleegd. Ook alle verschenen Sleutelgaten van de afgelopen jaren zullen ter raadpleging in het archief worden ondergebracht. Elke commissie en activiteit heeft zijn eigen plek op de website.
 
De onderlinge communicatie en berichtgeving binnen de vereniging is tevens beschreven en in het Huishoudelijk Reglement opgenomen.
 
Structuur van de vereniging, taken van het bestuur,  
Onder andere ten behoeve van het werven van een nieuw bestuur heeft het interim bestuur een visie ontwikkeld op de taken en bevoegdheden van het bestuur, en de organisatiestructuur. Dezen zijn beschreven en in schema gezet, en in het voorliggend Huishoudelijk Reglement terug te vinden.
 
Aanpassen en uitwerken van het Huishoudelijk Reglement
Het interim bestuur vond het gewenst dat er alvast een nieuwe versie van het Huishoudelijk Reglement werd voorgelegd. Daarin zijn aantal noodzakelijke veranderingen vastgelegd. Zo zijn bv. vanwege het belang van een goede informatie voorziening doel en taken van de redactie Verenigingsnieuws vastgelegd. Ook is alle overlap met de Statuten eruit gehaald.
 
Carillon
Tenslotte heeft het bestuur zich intensief beziggehouden met het behoud van het Carillon. Er hing de Vereniging een dwangsom boven het hoofd als het geluidsvolume van het Carillon vanaf 1 juli jl. niet binnen 65dB zou blijven. Er is met het stadsdeel contact gezocht, die overleggen heeft gestart met vertegenwoordigers van de Vereniging en met vertegenwoordigers van de wijkbewoners die al sinds een aantal jaren geklaagd hebben over het geluid. Dit overleg loopt nog steeds, het bestuur heeft een tijdelijke commissie Carillon ingesteld om de continuïteit in dit overleg te waarborgen. Vooralsnog kan het Carillon zonder consequenties blijven spelen, onderzocht wordt of het mogelijk is om het geluidsvolume op de door het Stadsdeel vastgestelde niveau te brengen.
 
  
  1.  Werven van een nieuw bestuur 
     
Bij het nadenken over het profiel en de kwaliteitseisen die aan het bestuur gesteld moeten worden, is ook nagedacht over hoe en waar we zouden gaan werven. Algemeen was de gedachte dat het goed zou zijn om een aantal nieuwe bestuursleden te vinden die onbelast door het verleden aan deze Vereniging leiding zouden kunnen geven. Daarnaast leek haar verjonging van het bestuur eveneens van groot belang, temeer omdat de wijziging van de bevolkingssamenstelling in Nellestein ook duidelijk op verjonging wijst.
 
Wij zijn in deze opzet hopelijk geslaagd voor de Algemene Ledenvergadering van 13 oktober, in ieder geval zijn we hard op weg.
 

  1.  Het sluitend maken van de financiën
     
De penningmeester met de voorzitter hebben hard gewerkt om niet alleen tot een juiste bijstelling van de begroting 2008 te komen, maar ook om de inkomsten op te krikken. Door zowel ledenwerving als ook het aandringen bij de grootverhuurders op hun plicht financieel bij te dragen aan de belangenbehartiging van de huurders.
 
 
  1.  Organiseren van een volgende ledenvergadering begin oktober
       
Hierin is het interim bestuur geslaagd, 13 oktober 2008 zal deze plaats vinden, en daarin kan deze verantwoording worden besproken.
 
Tenslotte
 Een ad hoc gekozen groep mensen die geacht wordt een vereniging niet alleen boven water te houden, maar ook vlot te trekken en perspectief te bieden, dat is geen sinecure.
 
Het interim bestuur kijkt terug op een periode van hard werken, veel bespreken, afwegen, zorgen delen, het soms hartgrondig met elkaar oneens zijn, maar ook vaak verrassend snel op één lijn zitten.

Wij bieden het nieuwe bestuur graag onze ondersteuning en archiefkennis aan, maar wel in alle vrijheid. 

J
ohan Fransen
Leo Hovens
Flora te Riet
Ruud Siekerman
Mirjam Toorman
 

Please publish modules in offcanvas position.